Gestión de productos en el TPV de Hostelería
Antes de querer controlar cualquier información y empezar a crear los productos en el TPV de hostelería, debemos saber que la información, la biblia de nuestra estructura, será la base de datos de productos que creemos.
Por eso es importante seguir una pauta y establecer unos procesos en la introducción de la carta de nuestro restaurante, sobretodo si queremos minimizar los errores y que los datos que consultemos sean fiables. El objetivo de esto debe apuntar a avanzar en la gestión de stock de nuestro restaurante.
En este post te daremos algunas pautas y tips para que obtengas los resultados esperados gracias a la buena gestión de productos.
Qué configurar en la sección de productos del TPV de Hostelería
Debemos pensar en el futuro y establecer qué queremos controlar a corto, medio y largo plazo. Si a medio plazo queremos controlar exhaustivamente el stock, nuestra base de datos deberá estar configurada al milímetro para que no existan fallos de cálculo.
Se suele dividir en 3 conceptos y se configuran basándose en la función que tienen cada uno.
- Ingredientes: Referencias que no están a la venta pero si son de compra, además de ser componentes de platos elaborados. Ejemplo: Lechuga, pieza de solomillo, tomate…
- Platos Elaborados: Referencias que están a la venta pero no se compran ya que lo forman sus componentes (ingredientes). Ejemplo: Macarrones a la boloñesa, Pizza 4 quesos…
- Productos Generales: Todas las demás referencias que se compran y se venden. Ejemplo: Bebidas tales como refrescos, cervezas, vinos, etc…
Sabiendo que las diferentes categorías de referencias podremos completar correctamente sus fichas.
Completar (bien) la ficha de producto
A continuación vamos a realizar un listado de «imprescindibles» que todo TPV de Hostelería profesional suele tener. Si cuentas con un software de gestión de restaurantes puede que tengas más o menos campos y de diferente arquitectura, pero por lo general, bajo nuestra experiencia casi todos los software actuales comparten estos ítems.
- Unidades de medida: En este campo podremos añadir si en envase (contenedor) y cuánto contiene (kg, gramos) o en su defecto unidades, en kilogramos o gramos a peso. No confundir con las unidades de entrada de stock.
- Categorías de nombres de producto: Toda ficha de producto debería tener diferentes campos de nombres, para el ticket final, para cocina, para compras, etc. Además de tener la posibilidad de estar en múltiples carpetas. Ejemplo: una Coca-Cola puede estar en refrescos del TPV y también en la carpeta de Carbónicas de la sección de compras, así evitamos duplicar el mismo producto que sirve en diferentes departamentos (compras y ventas)
- Tipos de elaboración: El caso del 90% de los platos de nuestras cartas, en los cuales deberemos avisar al sistema de TPV que no contabilice en el inventario ni stock pero si sus componentes para que nos haga el cálculo de coste del plato y reste sus ingredientes.
- Destinos de producto: importante que no se nos olvide y que en el TPV sea una tecla accesible para que no se nos pase por alto. Si no los platos no saldrán en su partida (impresoras o pantallas de cocina)
- Precios compra y venta: En el caso de productos generales añadiremos los dos campos. En los platos únicamente el de venta y le añadiremos que su precio de compra en base a sus ingredientes. Éstos se calculan con un promedio de último albarán y coste fijo.
- Modificadores o subproductos vinculados: Los modificadores podrán ser otros productos que deben estar en nuestra base de datos y modifican el producto, o simplemente son conceptos no tangibles (frio, caliente, en vaso, etc). Éstos últimos pueden ser agregados manualmente.
- Alérgenos: Ideal para que los nuevos camareros no se pierdan y puedan guiar al cliente.
- Ingredientes asociados: Este campo se completará en los productos elaborados de nuestra base de datos. Introducir los escandallos en el TPV de hostelería es un imprescindible si queremos realizar la gestión de stock digitalizada.
- Almacén asociado: En el caso de tener más de un almacén cada producto puede estar asociado a diferentes. Este campo es solo para los productos NO elaborados (ingredientes y productos generales).
- Impuestos de venta y de compra: Importante si vamos a controlar el stock añadir 10% (reducido) y 4% (supereducido) en los productos de compra.
Así usamos nosotros el TPV para restaurantes que gestiona y controla las fichas de producto:
Por qué completar correctamente los productos en el TPV de Hostelería
Ya te lo puedes imaginar, pero las consecuencias de no rellenar tus fichas de producto deprisa y corriendo son múltiples. En cambio si realizas este trabajo previo, las ventajas con las siguientes:
🙅Minimizar errores en el envío de comandas:
Si la carta del restaurante está introducida correctamente, el camarero podrá localizar y enviar la comanda a sus destinos minimizando errores. Algunos de ellos muy comunes, como por ejemplo, que el producto no haya salido por la impresora que correspondía, duplicar el pedido porque no encontramos la referencia, que el precio no esté actualizado o que no esté asociado a otros productos tales como modificadores extras.
⌛️ Reducir tiempo en la creación de menús:
Muchos restaurantes trabajan con menús diarios, que no dejan de ser una categoría general que contiene otras subcategorías (Productos) y éstos contienen otros productos más específicos (Ingredientes). Algo parecido a una muñeca rusa. Por eso cada producto individual debe completarse con sus variantes para poder enlazarlo a los menús, ya que tienen su propia configuración. De esta manera, el encargado los introducirá automáticamente y tendrá más tiempo para la gestión del negocio.
📦 Controlar el Stock:
Configurar adecuadamente un producto nos permitirá tener más trazabilidad, es decir, un mayor control de stock. Podremos utilizar los productos para diferentes opciones:
- Realizar los escandallos de nuestros platos
- Pedidos más ágiles gracias a las referencias de proveedor asociadas al producto
- Recepción de albaranes con las cantidades exacta configuradas en la ficha
- Creación de inventarios asociados a plantillas de productos que nos permitirá realizar el conteo de nuestros productos más rápida y sin errores
🔎 Analizar informes generales:
Si nuestra base de datos está completada al máximo, podremos analizar aquellos informes más precisos sin que queden campos en blanco, unidades de medida incorrectas o costes y beneficios de producto poco fiables.
Y para acabar 🥁….
Te hemos preparado un súper vídeo training de 5 minutos como completar tus fichas no sólo de productos generales sino también de ingredientes y de platos elaborados en el TPV hostelería Dual-Link.
Estamos trabajando en un canal de Youtube que contenga información de valor del sector horeca, formaciones de software y demostraciones de productos. ¡Nos encontrarás en el canal Youtube de ASA Barcelona!
¿Quieres actualizar la Base de Datos y Fichas de Producto de tu restaurante? ¡Contáctanos y te ayudamos!
En Restaurantech nos apasiona la tecnología y somos expertos en consultoría tecnológica para restaurantes. Estamos especializados en encontrar las soluciones tecnológicas que te faciliten el día a día, a ti y a tu negocio.
Contáctanos y te echaremos un cable con la digitalización de tu negocio 😄
